Estado de Santa Catarina
Prefeitura Municipal de Jaraguá do Sul
Gabinete do Prefeito

Maximizar a informação com mínimo de palavras;

Eliminar os clichês (exemplos de clichê: “Vimos por meio deste”, “Sem mais para o momento”);

Retirar idéias excessivas;

Organizar mentalmente o conteúdo;

Primar pela impessoalidade (ex.: informamos, comunicamos, a Secretaria comunica. E não: comunico, solicito, desejo);

Adotar o padrão culto de linguagem;

Evitar palavras técnicas e expressões regionais;

Observar rigorosamente a correção gramatical.

Deve ser utilizada fonte do tipo Arial ou Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 8 nas notas de rodapé para Arial e 10 para Times;

Para símbolos não existentes na fonte Arial ou Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

O campo destinado à margem lateral esquerda terá 3 cm de largura; direita, 1,5 cm; superior, 2 cm; e inferior, 1,5 cm.

Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos (Word) ou 0,30 cm (BrOffice Writer) após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco ou reciclado. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

Os parágrafos do texto devem ser numerados quando são em número de quatro ou mais parágrafos. Com um, dois ou três parágrafos, não há necessidade de numerá-los. Há um exemplo de parágrafos numerados no item 6 dos modelos abaixo relacionados.

Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta. Ex.: Solicitamos a compra de três computadores...;

Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição. Ex.: A aquisição é necessária para atender a demanda de três novos funcionários que irão desempenhar o papel de auxiliares administrativos no setor em maio de 2010.

Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Ex.: Aguardamos uma resposta quanto à possibilidade de compra dos computadores até o dia 29 de abril de 2010.

O nome correto para “Comunicação Interna” é “Memorando”, que é utilizado quando a comunicação tem como destinatário alguém do mesmo órgão/secretaria do remetente;

Não esquecer de alterar o cabeçalho e o rodapé dos ofícios e memorandos.